Motivace ke společenské odpovědnosti začíná na úřadu města Litoměřice u jednotlivých zaměstnanců, neboť si uvědomují, že i oni jsou součástí města. Zaměstnanci se v přeneseném slova smyslu cítí být více „srdcaři“ než úředníky. Vedení města si uvědomuje, že největším bohatstvím jsou lidé. Lidé, kteří pracují pro své město. Chtějí vytvářet dobré podmínky pro každého člověka, který bude vědět, že je s ním počítáno, je důležitý a není „jen“ osobou na pozici referenta či důchodkyní z domu s pečovatelskou službou.
Zpětnou vazbu spokojenosti zaměstnanců zajišťují ve dvouletém cyklu prostřednictvím dotazníků. Pravidelně zajišťují „neformální rozhovory“. Na přelomu roku 2015 zavedli pravidelná setkání s tajemníkem úřadu po jednotlivých odborech a odděleních, během kterého jsou zaměstnanci informováni o dění v úřadu. Následně je zakončeno diskuzí. Příklad z praxe: v poslední době se jednalo např. o kvalitu vybavení kanceláří. Na poradě vedení byla ustanovena pracovní skupina, která pod vedením tajemníka úřadu prošla všechny budovy a kanceláře, při osobním setkání byly řešeny všechny jejich osobní požadavky. Na základě toho byl vytvořen akční plán, který byl navázán na rozpočet města, a pak byly realizovány domluvené úpravy: výmalba kanceláři, nové vybavení kanceláří nábytkem, IT zařízení apod. Během takových setkání byl vytvořen prostor pro sdílení zkušeností a nápadů. Na základě toho se v minulosti podařilo:
- Na webu města litomerice.cz vytvořena intuitivní sekce pro obyvatele „Potřebuji si vyřídit“ – karty životních situací. Oceněno jako Dobrá praxe Ministerstva vnitra.
- Zvýšení recyklace odpadů na všech budovách městského úřadu. Odstranili odpadkové koše a zavedli místa pro třídění. Došlo ke snížení směsného odpadu o 70 % během 6 měsíců.
- Zavedení bezplatné právní poradny pro občany města. Za půl roku ji vyhledalo více jak 60 občanů.
- Zavedení aplikace při volbách „Kde je má volební místnost“ a Aplikace Dětské hřiště (kde je nejbližší dětské hřiště a jak je vybavené).
- Zřízení pracoviště Czech Point v Městské nemocnici Litoměřice.
- Zavedení aplikace Mobilní rozhlas. Je propojená s webem města a komunikací na facebooku. S touto aplikací je propojená i sekce Uzavírky (tam najdou občané aktuální dopravní informace).
V roce 2016 na úřadě provedli celkovou reorganizaci benefitů. Reorganizace proběhla po diskuzi se zaměstnanci úřadu a následně po konzultacích s vedením města:
- Dny zdravotního volna, tzv. Rekondiční volno (celkový počet 5 pracovních dní). Tato změna přinesla snížení počtu krátkodobé nemoci.
- Práce z domova (Home Office) využívá 12 % zaměstnanců úřadu. S tím se pojí také možnost úpravy pracovní doby, vzhledem k dopravě do práce, školky, školy.
- Podpora dalšího vzdělávání – podpora umožňující studium vysoké školy při zaměstnání. Při výběrových řízení jsme vyhledáváni pro náš přístup a možnost v rámci pracovní doby.
- Nová pravidla sociálního fondu – došlo k úpravě a očištění o nevyužívané benefity. Zdůraznily hlavní pilíře: podpora stravování, důchodové připojištění, příspěvek na dovolenou, příspěvek při životním a pracovním jubileu.
- Možnost vzdělávat se v rámci mateřské dovolené/ rodičovské dovolené/ dlouhodobé nemoci – prostřednictvím interního vzdělávacího e-learningového systému.
Další aktivity, které zapracovaly do systému:
- Volný den plně hrazený – „1. září“ pro rodiče prvňáčků.
- Prorodinné dny (Vánoce, Velikonoce, prázdniny). V kritických dnech pro chod úřadu si mohou vzít rodiče své děti sebou do práce. Pro děti je vždy připraven program a úřad může být otevřen bez omezení pro širokou veřejnost. Při těchto dnech je prodloužena přestávka na oběd (60 minut), aby děti mohly s rodiči prodiskutovat všechny jejich zážitky.
Při slaďování rodinného a pracovního života spolupracujeme a hledáme inspiraci i u společností podnikajících ve městě, např. společnost Hennlich s.r.o.
Dále došlo k nastavení spolupráce a rozšíření nabídky externích partnerů: zvýhodněný účet u banky KB a.s., volání v rámci operátora T-Mobile a.s., zvýhodněn ceny z nabídky cestovní kanceláře Čedok a.s.
V rámci péče o zaměstnance a jejich odborný růst mají zavedený interní systém e-learningového vzdělávání. Každý odbor a oddělení má vypracovaný plán vzdělávání pro každou kolegyni či kolegu. Vyhodnocují pravidelně aktuální vzdělávací potřeby vzhledem k nové legislativě a zvyšování kompetencí. Interní systém pro školení je plně elektronický. Přes interní systém dochází k vyhledávání talentů a následnými rozhovory s nimi řeší možný rozvoj a kariérní postup.
Jak se staví ke snižování dopadu na zaměstnance při jejich propouštění? Odpovídají, že jsou úřadem s minimální fluktuací. Pokud se zaměstnanec rozhodne opustit úřad, pomáhají s předáním agendy, připraví přehled volných pracovních pozic (je-li to potřeba), vypracují pracovní hodnocení a poskytnou pozitivní zpětnou vazbu. Pokud někdo přestupuje na jinou pracovní pozici (na jiný úřad či vyšší pracovní pozici), podpoří formou „stínování a mentoringu“, aby byl vybaven potřebnou znalostí nebo kompetencí.
Úřad se také zajímá o bývalé zaměstnance. V rámci úřadu jsou bývalí kolegové zváni na všechny významné aktivity ve městě. Jsou kontaktováni také v případě, že jsou potřební na odborech a odděleních, kde pracovali – fungují jako tzv. „přítel na telefonu, přítel na DPP, DPČ“. V roce 2016 takto využili řadu svých bývalých zaměstnanců.
Nad rámec platné legislativy pořádají kurz „Jógou proti stresu“, kurz správného sezení na pracovišti, zdravý přístup ke zdravému životnímu stylu, kurz bezpečné jízdy a smyku pro řidiče služebních aut, pořádají krátká školení v rámci první pomoci.
V roce 2016 byla uspořádána akce „úředník na kole“. Ti, kteří usedli na kolo během 92 dnů konání akce minimálně 25x, byli zařazeni do slosování o ceny. Akce byla uspořádána na podporu jiného způsobu dopravy do zaměstnání. V druhé polovině roku 2016 bylo připraveno výběrové řízení na 10 elektromobilů a 4 hybridní automobily pro potřeby úřadu a příspěvkových organizací města.
Vytvořili interní pozici „ombudsmana pro zaměstnance.“ Tím se stal tajemník úřadu, který se svým přístupem otevřených dveří a neformálních setkání zaměřil na budování bezpečného prostředí.
V roce 2016 úřad prošel celkovou kontrolou Ministerstva vnitra České republiky. Po kontrole zafixovali přijatá opatření na zvýšení transparentnosti v rámci úřadu. Po ukončení obdrželi hodnocení „Přívětivý úřad“, 3. místo Ústeckého kraje.
